Papier dat te lang blijft liggen
In een kast vol dossiers blijft alles jaren staan: ook gegevens die allang weg mochten. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet overbewaren als overtreding — net zo erg als te vroeg vernietigen.
Je HR administratief op orde. Zonder één vel papier.
De wet schrijft voor hoe lang je personeelsgegevens moet bewaren — én dat je ze daarna moet opruimen. Curbo regelt beide automatisch, veilig en aantoonbaar.
Zoeken kost uren
Op het moment dat het erom draait — een inzageverzoek van een oud-medewerker, een controle of een rechtszaak — weet niemand precies welk stuk in welke map ligt.
Gevoelige gegevens in losse mappen
Kopieën van identiteitsbewijzen, BSN's en banknummers liggen tussen losse papieren. Eén opengebleven map of verhuisdoos is genoeg voor een datalek dat je moet melden.
Printen, tekenen, scannen, posten
Een contract laten tekenen kost papier dagen: printen, ondertekenen, inscannen, retour sturen, in de map leggen. Terwijl de rest van je organisatie allang digitaal werkt.
Eén personeelsdossier bevat gegevens met elk een eigen termijn en eigen wet. Wie alles even lang bewaart, houdt persoonsgegevens te lang vast — en dat is een overtreding van de AVG.
Wettelijke bewaartermijnen
Hoe lang moet je HR-documenten bewaren?
De belangrijkste termijnen voor de Nederlandse praktijk, op een rij. Sommige staan letterlijk in de wet; andere — zoals de 2 jaar voor het personeelsdossier — zijn vastgestelde praktijknormen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Curbo kent deze termijnen automatisch toe aan elk document in je dossiers.
| Document | Bewaartermijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Bedrijfs- en loonadministratie (grootboek, facturen, salarisverwerking) | 7 jaarVoor onroerend goed geldt zelfs 10 jaar. | Art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen | 7 jaar na einde dienstverband | Fiscale bewaarplicht (AWR) |
| Loonstroken en jaaropgaven | 5 jaar na einde dienstverbandWettelijk verlof en loonvorderingen verjaren pas na 5 jaar (Burgerlijk Wetboek). | Wet op de loonbelasting, art. 28 |
| Kopie identiteitsbewijs | 5 jaar na einde dienstverbandAlleen het nummer mag korter bewaard worden. | Wet op de loonbelasting, art. 28 (identificatieplicht) |
| Re-integratiedossier (Wet Poortwachter) | 2 jaar na afrondingBij eigenrisicodragerschap geldt een termijn van 5 jaar. | AVG-beleidsregels 'De zieke werknemer' (Autoriteit Persoonsgegevens) |
| Wettelijk verlof (opbouw en verjaring) | 6 maanden (verval)Vorderingen op loon en verlof verjaren na 5 jaar. Bovenwettelijk verlof verjaart ook na 5 jaar, tenzij de cao anders bepaalt. | Artikel 7:640a en 7:642 Burgerlijk Wetboek |
| Algemeen personeelsdossier | 2 jaar na uitdiensttreding | Praktijknorm Autoriteit Persoonsgegevens (AVG, art. 5) |
| Sollicitatiegegevens afgewezen kandidaten | 4 weken na afwijzingLanger mag alleen met schriftelijke toestemming van de kandidaat. | AVG-beleidsregels sollicitatieprocedure |
Wat digitaal beter doet
Digitaal bewaren is niet alleen makkelijker — het is veiliger.
Papier verplicht je tot handwerk bij precies de momenten waarop de wet scherpe eisen stelt: bewaren, beschermen, vinden en op tijd opruimen.
Bewaartermijnen werken automatisch
Elk document krijgt een termijn mee op basis van de wet. Het systeem houdt bij wanneer iets mag worden vernietigd en stelt dit vanzelf voor — je bewaart nooit langer dan mag en nooit korter dan moet.
Digitaal ondertekenen is rechtsgeldig
Sinds de eIDAS-verordening is een digitale handtekening gelijkwaardig aan een handtekening met pen. Contracten, wijzigingen en geheimhoudingsverklaringen worden in minuten getekend — met audit-trail als bewijs.
Vernietigen aantoonbaar
Als een termijn afloopt, worden gegevens zorgvuldig en verifieerbaar opgeruimd. Precies wat de Autoriteit Persoonsgegevens verwacht als zij om je onderbouwing vraagt.
Toegang alleen voor wie het nodig heeft
Geen open ordners op de gang, maar rollen en rechten: een teamleider ziet zijn team, HR ziet het dossier, medewerkers hun eigen gegevens. Elke inzage is gelogd.
Zo lost Curbo dit op
Van contract tot loonstrook, één digitaal dossier.
- Contracten en wijzigingen digitaal ondertekend, met audit-trail
- Documenten aanleveren door medewerkers, automatisch in het juiste dossier
- Bewaartermijnen per documentsoort, met melding wanneer iets opgeruimd mag worden
- Rapportages en export voor controles, direct uit het systeem
- Inzageverzoek van een medewerker? Binnen enkele minuten geregeld
Herkend u dit?
Een oud-medewerker vraagt inzage in zijn dossier. In papieren archieven betekent dat: kasten doorzoeken, hopen dat elk stuk erbij ligt — en uitleggen als dat niet zo is. In Curbo opent u het dossier en stuurt u de stukken mee.
Bekijk alle functiesBronnen
- Autoriteit Persoonsgegevens — Personeelsdossier
- Autoriteit Persoonsgegevens — Bewaren van persoonsgegevens
- Belastingdienst — Administratie bewaren (7 of 10 jaar)
- Rijksoverheid — Wat is een elektronische handtekening? (eIDAS)
- AWVN — Bewaartermijn personeelsgegevens
De termijnen op deze pagina zijn bedoeld als praktisch overzicht en vormen geen juridisch advies. Per situatie en cao kunnen aanvullende eisen gelden.
Ruim je archiefkast op.
Probeer Curbo 14 dagen. Zonder betaalgegevens, met alle HR-modules.
Start gratis