Jouw gegevens in Curbo

Wie is verantwoordelijk?

Je werkgever. Je werkgever bepaalt welke gegevens over jou in Curbo staan, waarvoor ze gebruikt worden, wie ze mag zien en hoe lang ze bewaard blijven. In de taal van de privacywet (AVG) is je werkgever de verwerkingsverantwoordelijke.

Curbo is de software die je werkgever daarvoor gebruikt. Wij zijn de verwerker: we bewaren en verwerken de gegevens alleen in opdracht van je werkgever, volgens afspraken in een verwerkersovereenkomst. We gebruiken jouw gegevens nooit voor onszelf, verkopen ze niet en tonen geen advertenties.

Je werkgever hoort je zelf te vertellen waarom hij welke gegevens verwerkt, bijvoorbeeld in een personeelshandboek of privacyreglement. Deze pagina legt uit wat er in Curbo gebeurt.

Wat staat er in Curbo?

Afhankelijk van wat je werkgever gebruikt, kan het gaan om:

• Je gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, een noodcontact, je profielfoto, personeelsnummer, functie, team en vestiging.
• Contract en salaris: contractvorm, uren, startdatum, salaris of uurloon. Je BSN en IBAN legt je werkgever alleen vast voor de loonadministratie.
• Rooster en uren: je diensten, beschikbaarheid, ruilverzoeken, gewerkte uren, pauzes, in- en uitkloktijden, overuren en toeslagen.
• Verlof en verzuim: verlofaanvragen en -saldo, ziek- en betermeldingen (zonder medische gegevens, zie hieronder).
• Documenten: je contract, documenten die je aanlevert of ondertekent, loonstroken en jaaropgaven, en bonnen bij een declaratie.
• Ontwikkeling: onboarding, cursussen, toetsresultaten, certificaten, gesprekken en doelen.
• Gebruik: wanneer je inlogt, op welk apparaat, en een logboek van belangrijke acties (bijvoorbeeld wie een gegeven wijzigde).

Klokken en je locatie

• Klok je in of uit met de app, dan legt Curbo het tijdstip vast. Heeft je werkgever locatiecontrole aangezet, dan kijkt de app alleen op het moment dat je klokt waar je bent. De app volgt je niet en gebruikt je locatie niet op de achtergrond. Je telefoon vraagt je eerst om toestemming.
• Uit je locatie volgt een label, zoals "op locatie" of "thuis". Dat label ziet je leidinggevende. De coördinaten en de afstand tot je werkplek ziet alleen HR.
• Klok je met een QR-code, dan gebruikt de app de camera alleen om de code te lezen. Er worden geen foto's gemaakt of bewaard. Ook bij het klokken op een tablet bij de ingang wordt geen foto gemaakt; je klokt daar met een persoonlijke pincode, die alleen versleuteld (als hash) wordt opgeslagen.
• Klok je later in dan je dienst begint, dan kan Curbo dat als te-laatmelding aan je leidinggevende laten zien. Dat is een signaal ter controle, geen besluit.

Ziekmelden

Je werkgever mag volgens de wet niet vastleggen wat je mankeert. Curbo vraagt daarom nooit naar een diagnose, klachten of de oorzaak. Bij een ziekmelding worden de datum, de verwachte duur (bijvoorbeeld "een paar dagen"), of je bereikbaar bent en de diensten die vrijkomen vastgelegd. Je kunt een korte notitie toevoegen: zet daar geen medische informatie in. Die notitie ziet alleen HR, niet je leidinggevende.

Bij langer verzuim houdt Curbo de stappen van de Wet verbetering poortwachter bij. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts of arbodienst, niet in Curbo. Gebruikt je werkgever de koppeling met de arbodienst, dan stuurt Curbo alleen de melding door (naam, functie, eerste ziektedag of hersteldatum en contactgegevens), nooit een reden of klacht.

Wie ziet wat?

• Jij ziet je eigen gegevens, rooster, uren, verlof, documenten en loonstroken.
• Je leidinggevende ziet wat nodig is om het team te plannen: rooster, uren, verlof, wie er ziek is en hoe lang naar verwachting. Niet je salaris, BSN, IBAN, loonstroken of de notitie bij een ziekmelding.
• HR en beheerders met de juiste rechten zien je dossier, inclusief gevoelige gegevens. Zij moeten inloggen met tweestapsverificatie of via het werkaccount van je organisatie.
• Een boekhouder die je werkgever toegang geeft, kan salarisgegevens zien voor de loonadministratie, maar niet je BSN of IBAN.
• Support van Curbo kijkt alleen mee als dat nodig is om een vraag of storing op te lossen: met een vastgelegde reden, maximaal een uur, standaard alleen-lezen en zonder toegang tot salaris, BSN en verzuim. Dat staat in het logboek.

Je werkgever kan rollen en rechten aanpassen; vraag hem gerust hoe dat bij jou is ingesteld.

De app

• Je inlogsessie en je pincode staan in de beveiligde opslag van je telefoon. Ontgrendel je met Face ID of je vingerafdruk, dan gebeurt dat op je telefoon zelf: Curbo krijgt je gezicht of vingerafdruk nooit te zien.
• Voor pushberichten bewaren we een code van je telefoon (pushtoken). Een pushbericht kan een naam bevatten, bijvoorbeeld "Je dienst is gewijzigd". Pushberichten zet je uit in de instellingen van je telefoon.
• Zonder internet bewaart de app een kopie van je rooster, saldo en uren, hooguit 7 dagen en gewist bij uitloggen. Documenten en loonstroken worden niet offline bewaard.
• Je kunt een foto van een bon toevoegen aan een declaratie; daarvoor vraagt de app toegang tot je camera of foto's.
• Loopt de app vast, dan stuurt hij een foutmelding naar Curbo zonder e-mailadressen of lange nummers. We gebruiken geen analytics of advertentienetwerken.
• Koppel je zelf je Google- of Outlook-agenda, dan zet Curbo je diensten in je agenda en leest het alleen of je vrij of bezet bent, niet wat er in je afspraken staat. Ontkoppelen kan altijd.

Met wie wordt iets gedeeld?

Curbo schakelt een paar partijen in om de dienst te laten werken, zoals de hosting in Nederland, het versturen van e-mail en pushberichten, en een vertaaldienst als je een andere taal kiest dan Nederlands. Teksten die je werkgever schrijft (zoals nieuws) worden dan door DeepL vertaald. Het overzicht staat op Subverwerkers.

Daarnaast kan je werkgever koppelingen aanzetten, zoals met zijn salarispakket of arbodienst. Dan gaan gegevens daarheen in opdracht van je werkgever.

Hoe lang blijft het bewaard?

Dat bepaalt je werkgever, binnen de wettelijke termijnen. Ga je uit dienst, dan wordt je account gesloten, maar blijft je dossier staan zolang de wet dat vraagt (bijvoorbeeld zeven jaar voor loongegevens). Stopt je werkgever met Curbo, dan verwijderen wij de gegevens uiterlijk 90 dagen daarna; back-ups verdwijnen binnen 35 dagen daarna.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of aanvullen, te laten verwijderen als ze niet meer nodig zijn, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Veel gegevens zie en wijzig je zelf in het portaal of de app (bij Mijn gegevens; sommige wijzigingen keurt HR eerst goed).

Stuur een verzoek naar je werkgever, bijvoorbeeld naar HR of de privacycontactpersoon. Je werkgever moet binnen een maand reageren. Curbo helpt je werkgever daarbij, bijvoorbeeld met een export van je gegevens.

Stuur je je verzoek toch naar ons ([email protected]), dan sturen we het door naar je werkgever, omdat wij niet zelf over jouw gegevens mogen beslissen. Ben je het niet eens met hoe je werkgever met je gegevens omgaat, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat Curbo doet

• We bewaren de gegevens op servers in Nederland, met dagelijkse back-ups.
• Alle verbindingen zijn versleuteld; wachtwoorden bewaren we alleen als onomkeerbare hash.
• Wie wat mag zien, hangt af van zijn rol; belangrijke acties komen in een logboek.
• Curbo gebruikt geen externe AI-dienst en neemt geen besluiten over jou: dat doet altijd een mens bij je werkgever.
• Gaat er iets mis met je gegevens, dan melden we dat direct aan je werkgever, zodat hij de juiste stappen kan nemen.

Meer over de beveiliging lees je op Beveiliging. Over hoe Curbo zelf met gegevens omgaat (bijvoorbeeld van bezoekers van de website) gaat de privacyverklaring.